In E-Mails, Blog-Posts oder in Forenbeiträgen werden oft schlimme Fehler begangen.

Manche haben sich bereits so eingebürgert, dass sie vielerorts toleriert werden.

Wer aber bei seinem Gegenüber punkten will, angenehm auffallen möchte, der kann sich die folgenden Punkte zu Herzen nehmen:

• Der richtige Weg: Ganz am Anfang eines Dialogs steht die korrekte Wahl des Sprachmedium…
  Wählen Sie für Ihre Botschaft den richtigen Weg: Mal ist es die E-Mail, mal der Brief. Hier ist es eine Einladung, dort das Telefonat. Ein anderes Mal ist der persönliche Besuch beim Kunden oder am Messestand die beste Wahl. Fax, Telegamm oder Kurier – es schwingt immer eine unterschwellige Botschaft, eine Anerkennung, eine bestimmte Aufmerksamkeitsgeste mit… nutzen Sie dies auch mal bewußt 😉
  
• Smileys: Im Grunde haben diese Emotionskünstler in der Geschäftswelt nichts verloren. Die gewählte Formulierung sollte immer so gestaltet sein, dass diese ohne *Grinsegesicht* auskommt und beispielsweise eine Ironie nicht relativieren muss. Tolerieren und einsetzen kann man sie bei bekannten Beziehungen – aber bitte sehr sparsam.
  An manchen Stellen jedoch werden die kleinen Gesichter nicht nur toleriert, sondern gehören zur Alltagssprache, wie z.B. in manchen Foren oder social media Netzwerken.
• Eine E-Mail ist auch nur ein Brief! Nur eben schneller. Aber wie bei einem Brief sind bestimmte Bestandteile einfach mit einzubinden und an der Sorgfalt sollte es auch nicht mangeln:
  Aussagekräftige Betreffzeile, seriöse Anrede, Grußformel, Signatur, Satzbau, Rechtschreibfehler, funktionierende Links, richtige Schreibweise des Ansprechpartners, wenn angekündigt: Anhänge nicht vergessen, kurz & bündig, keine Romane oder Schachtelsätze schreiben, oft ist das persönliche Gespräch/Telefonat besser geeignet, keine endlosen Kettenmails, vollständige Infos liefern – nicht 5 E-Mails zum gleichen Thema verschicken, keine 2 verschiedene Themen in eine E-Mail einbauen, keine lapidaren Bestätigungsmails “Ha, ok danke”, keine eiligen, dringenden Angelegenheiten per E-Mail bearbeiten – besser anrufen und schauen, ob der Vorgang überhaupt zeitnah bearbeitet werden kann, bei Terminthemen den Termin in der Betreffzeile nennen.

• Ausrufezeichen und GROSSbuchstaben: RUF MICH BITTE AN!!!! – soll vielleicht nett gemeint sein, kommt aber LAUT und als Anschreien beim Empfänger an. Grossbuchstaben werden als Befehlston wahrgenommen und genauso unglücklich sind zu viele Ausrufezeichen.
  Ich hatte in einem Netzwerk aufgrund der dortigen Suchalgorythmen meinen Nachnamen einige Zeit in Grossbuchstaben hinterlegt. Bis mich ein Kontakt darauf aufmerksam machte, dass er sich bei jedem Beitrag, jedem Post von mir angeschrien fühlte.
• Abkürzungen und Fachvokabular: Manch einer weiß eben nicht, was i.d.R. oder m.E. oder asap bedeuten. “mfg” ist zwar bekannter, aber vielleicht eher schlechter Stil. Die ganzen Abkürzungen können Sie durch Tools wie PhaseExpress automatisch ausschreiben lassen, wenn Sie meinen, dass es zu viel Zeit kostet es selbst zu tun.
  Fachbegriffe bitte nur verwenden, wenn Sie sich ganz sicher sind, dass der Empfänger der Nachricht auf gleichem technischem Niveau unterwegs ist. Sonst sind Missverständnisse vorprogrammiert.
• Schriftart/stil: Sehr verbreitet haben sich Arial oder Times New Roman. Sie sind einfach gut lesbar. Vermeiden sollte man Schörkel, hinterlegte Farben und Muster, die oft den Kontrast so verschlechtern, dass das Lesen zur Qual wird. Immer dunkel auf hell schreiben! Unser Auge ist da gut trainiert und hat Mehrarbeit wenn wir das umdrehen. Das kostet Energie und Konzentration und macht daher wenig Spaß. D. h. Ihre Mails werden ungern gelesen…
• Der Verteiler: In das An-Feld gehört nur der direkt Angesprochene. In das Cc-Feld gehören nur jene Personen, die unbedingt Kenntnis erhalten sollten. Aufgaben sind aber für diesen Personenkreis nicht in der E-Mail enthalten. Bcc sollte sehr sparsam eingesetzt werden.
  Achten Sie bei “An alle antworten” darauf, ob dies wirklich erforderlich ist.
• Privat: Trennen Sie strickt private und geschäftliche Vorgänge. Die Geschäfts-E-Mail sollte nur dem Geschäftlichen vorbehalten sein.
• Social Media: Achten Sie bei Aussagen, Anfragen, Dialogen in den sozialen Netzwerken auf die Trennung von Unternehmens-Statements und persönlicher Meinung! Sehr schnell kann es zu Verwicklungen kommen, die schon so Manchem den Stuhl gekostet haben.
  Lassne Sie sich auf nichts ein – lassen Sie sich nicht provozieren – keine Zusagen, keine Aussagen zu Garantien, Gewähreistungen, Geschäftszahlen, Kollegen, Firmeninternas!
  Nutzen Sie facebook nicht für geschäftliche Korrespondenz, sondern verlagern Sie einen solchen Ansatz sofort auf den geschäftlichen E-Mail-Verkehr.
• Emotionen: Immer wieder hört man von Shitstorms. Da ging i.d.R. eine Provokation voraus. Behalten Sie stets die Nerven. Lieber mal nicht antworten, als zu emotional. Fragen Sie einen Kollegen um Rat, schlafen Sie eine Nacht drüber, binden Sie die PR-Abteilung mit ein… bleiben Sie im Fall des Falles nicht allein mit einer problematischen Situation. Holen Sie sich Hilfe.